Dergiye Yayınlanmak üzere gönderilen yazılara uygulanan standart işlemler:
Yazıların değerlendirilmesi ve yayınlanma süreçleri tüm editörlerin takip edebileceği şekilde şeffaf olarak yürütülür. Yayın Kurulu her yayın döneminde en az bir kez toplantı yaparak yeni sayının şekillendirilmesini sağlar; bu toplantılarda tartışmalı konular ele alınır, ortak karara bağlanır.

Yazılar ve revizyonlar, http://www.ejmanager.com web sitesindeki çevrimiçi makale gönderme sistemi aracılığıyla gönderilir ve bu sistemde izlenir.

Her yazının izlem süreci aşağıdaki gibidir:

• a. Gönderilen her yazı, derginin kapsamına göre içeriği açısından baş editör tarafından gözden geçirilir. CRİSP kontrol listesi (Birinci Basamak ve Aile Hekimliği Araştırması / CRISP Kontrol listesi: https://crisp-pc.org ) uygulanarak birinci basamağa uygunluğu teyit edilir.
• b. Derginin amaç ve kapsamı dışında kalan yazılar baş editör tarafından reddedilebilir. Değerlendirmeye kabul edilen yazılar için baş editör tarafından ilgi alanı dikkate alınarak bir alan editörü atanır.
• c. Atanan editör ilk değerlendirmenin ardından, intihal, genel yazı formatı, orijinal çalışmalar için etik komite onayı ve klinik vaka çalışmalarında bilgilendirilmiş onam varlığı, çıkar çatışması formu açısından bir değerlendirme yapar. Bu değerlendirme süreci iki hafta ile sınırlıdır.
  • i. E-manager sisteminde yer alan ithenticate programından yararlanılarak intihal açısından değerlendirmeye alınır. Benzerlik rapor puanı 25 in üzerinde olan yazılar yazarlara raporla birlikte gönderilerek gerekli düzeltmelerin yapılması ve yeniden sisteme girilmesi teklif edilir ya da doğrudan reddedilir. Bu karar Yayın Kurulu ile paylaşılır.
    Yazının yeniden siteme girilmesi halinde intihal değerlendirmesi yeniden yapılır.
  • ii. Genel yazı formatına uygunluğun değerlendirilmesi (Bknz. Yazarlara bilgiler) Dergi kriterlerine uymayan yazılar revize edilmek üzere yazarlara geri gönderilir. Revizyon süresi iki hafta ile sınırlıdır.
  • iii. Orijinal çalışmalar için etik kurul onayı, Klinik vaka çalışmalarında bilgilendirilmiş onam varlığı talep edilir. Belgelerinin sisteme yüklenmesi gereklidir.
  • iv. Çıkar çatışması formu sisteme yüklenmesi gereken belgelerden biridir.
• d. Editörler tarafından ön değerlendirme yapıldıktan sonra; incelemeye kabul edilen araştırma makaleleri, kısa bildiriler, olgu sunumları ve derlemeler uzmanlık alanlarına göre hakem listesinden seçilen iki bağımsız hakem tarafından değerlendirilir.
• e. Çift kör hakem değerlendirme süreci:
  Editörler yazının ilk versiyonunda çalışmanın yerini ve yazarları belli eden tüm ibareleri kapatarak yazının hakemlere iletilmesini sağlarlar.
• f. Editöre mektuplar, editoryal yazılar, önemli uluslararası belgelerin ve özetlerin çevirileri, iki editör tarafından incelenir, gereğinde revize edilmesi sağlanır, uygun görülmesi halinde yayınlanabilir.
• g. Hakem değerlendirme süresi iki haftadır ve bir haftalık bir uzatma verilebilir. Eğer hakem iki haftanın sonunda hala dönüş yapmadıysa, hakem değiştirilir.
• h. Hakem geribildirimleri, editör tarafından değerlendirildikten sonra yazarlara gönderilir; editörler geribildirimlerin yapıcı ve objektif olmasından sorumludur.
• i. Yazının istatistiksel açıdan ileri değerlendirilmesi gerekiyorsa Derginin istatistik editörüne gönderilir.
• j. Yazar(lar), revizyonu hakemlerin önerilerini temel alarak 2-4 hafta içerisinde tamamlamalıdır ve hakeme gerekli açıklamaları da içeren revize formu yollamalıdır.
• k. Editör revize yazıyı tekrar hakemlere yollar.
• l. Hakemler bu değerlendirme sürecini de iki haftada tamamlamalıdır.
• m. Hakemlerden biri makaleyi reddederse üçüncü bir hakeme gönderilebilir. Makaleler, iki hakemin kabulüne ve editörün son görüşüne ve yayın kurulunun onayına dayalı olarak yayın süreci başlatılır.
• n. Yazı yayımlanmak üzere kabul edildikten sonra yazarlara kabul mektubu gönderilir.
• o. Yazı teknik olarak düzeltmelerin yapılması amacıyla teknik editöre gönderilir.
• p. Yazı İngilizceyse İngilizce editörüne gönderilir.
• q. Teknik editörün düzeltmeleri sonucunda yazının son halinin okunması için (author proof) yazar(lar)a gönderilir.
• r. Yazar onayı alınan yazı yayına hazırlanmak üzere yayıncıya gönderilir.
• s. Yazıların dergiye gönderilmesi ile yayınlanması arasında geçen süre ortalama 6 ila 12 hafta arasında değişebilmektedir.

• TJTFP, çift kör hakem değerlendirme politikası benimsemekte ve hakemler için COPE kılavuzlarını desteklemektedir. Çift kör hakem değerlendirmesi, makalenin değerlendirilmesinin tamamen anonim olması ve objektif bir değerlendirme sağlanması anlamına gelir. Yazarlar hakemleri tanımaz, hakemler de yazarları tanımaz; sadece editör her aşamayı bilir.
• Bu sistemde, makaleyi değerlendirmek için en az iki bağımsız hakem gereklidir. Atanan hakemler arasında anlaşmazlık veya red durumu olması halinde, makale üçüncü bir hakeme gönderilebilir ve kabul veya red konusunda nihai sorumluluk editöre aittir.
• Yazar(lar) potansiyel hakemler önerebilir. Editörler bu önerileri değerlendirir. Potansiyel hakemler hakkında yanlış bilgi verilmesi, makalenin reddedilmesine neden olabilir.
• İkili değerlendirmenin gizliliği ve bütünlüğü, editörlerin karar verme sürecini destekler. Hakem, raporunu dergiye göndermeden önce herhangi bir çıkar çatışması olup olmadığını beyan etmelidir.
• Hakemler, makalenin bölümlerini ve bilimsel ilkelere uygunluğunu değerlendirir. Hakemler, araştırma ve makale hakkında ayrıntılı yorumlar sağlar ve geri bildirimleriyle yazarların makalelerini iyileştirmelerine yardımcı olur.
• Hakem geribildirimleri, editör tarafından değerlendirildikten sonra yazarlara gönderilir; editörler geribildirimlerin yapıcı ve objektif olmasından sorumludur.

Hakemlerin sorumlulukları:

• Yazıları objektif ve bağımsız bir yaklaşımla değerlendirin.
• Uzmanlık alanlarınız ile ilgili çalışmaları değerlendirmeyi kabul edin ve incelemeyi belirlenen son tarihe kadar teslim etmek için zamanlamaya dikkat edin.
• Makalenin dergiye uygun olup olmadığı konusunda editöre önerilerde bulunun.
• Gerçek veya algılanan kişisel veya profesyonel çıkar çatışmalarını, ya da hakemin çalışmanın nesnel bir analizini yapmasını engelleyebilecek her konuyu beyan edin.
• İncelenen yazıyla ilgili herhangi bir bilgi için yazıyı gizli tutun, çalışma hakkında başkalarıyla iletişime geçmeyin.
• Yazarlarla doğrudan iletişim kurmaktan kaçının.
• İnceleme ve yayınlama sürecinde tarafsız ve adil olun ve cinsiyet, din, siyaset, etnik veya coğrafi köken veya diğer etkilere dayalı her türlü ayrımcılıktan kaçının.
• İncelenen çalışmaları kendi çalışmalarınızda kullanmaktan kesinlikle kaçının.
• Yazarlara aşağılayıcı yorumlar yapmaktan kaçının.
• Yorumlarda yazar haklarına saygılı, objektif ve yapıcı bir dil kullanın.

Hakemlerin Etik Sorumlulukları

• Hakem, makaleleri tarafsız ve bağımsız bir yaklaşımla değerlendirmelidir.
• Hakem, uzmanlık alanıyla ilgili çalışmaları değerlendirmeyi kabul etmeli ve incelemeyi belirlenen son tarihe kadar göndermek üzere zamanlamaya uymalıdır.
• Hakem, inceleme ve yayın sürecinde tarafsız ve adil olmalı ve tüm gönderiler için cinsiyet, din, siyaset, etnik veya coğrafi köken, sponsorluk veya diğer etkilere dayalı herhangi bir ayrımcılıktan kaçınmalıdır
• Hakem, olası bir çıkar çatışması durumunda herhangi bir çalışmayı reddetmeli ve dergi editörünü bu konuda bilgilendirmelidir.
• Hakem, incelenen yazıyla ilgili herhangi bir bilgiyi gizli tutmalıdır.
• Hakem, yorumlarında yazarın haklarına saygılı olmalı, tarafsız ve yapıcı bir dil kullanmalıdır.
• Teşekkür (varsa), olası çıkar çatışması ya da çıkar çatışması olmadığı, etik kurul onayı (kurum, tarih ve protokol numarası), olgu sunumlarında bilgilendirilmiş gönüllü olur/onam formunun imzalatıldığına dair bilgi ve Araştırmacıların Katkı Oranı beyanı metnin sonuna eklenmelidir.

Gözden geçirme süreci için önerilen birkaç adım:

1. Uzmanlık alanınız olup olmadığından emin olmak için talebi inceleyin.
2. Yazarlar, konu veya finansman kaynakları ile ilgili herhangi bir çıkar çatışmanızın olmadığından emin olun.
3. Tahsis edilen 14 günlük süre içinde incelemeyi tamamlamak için zamanınız olduğunu onaylayın.
4. Metni okuyun, ele almak istediğiniz belirli konuları bir Word belgesine not alın; bu dokümanı kaydedip gönderebilir veya varsa yöntem, sonuç, tartışma gibi kısımlar halinde kopyalayıp, varsa gönderim sistemine yapıştırabilirsiniz.
5. Benzer makaleler için literatürü araştırın.
6. Metni tekrar okuyun.
7. Editöre veya yazarlara söylemek istediklerinizi not alın veya gayri resmi bir taslak hazırlayın.
8. İncelemenizi notlarınıza göre yazın ve makalenin bölümlerine göre yapılandırın.
9. İncelemenizi netlik, nesnellik, doğruluk ve yapıcılık açısından yeniden okuyun.
10. Yazarlara ve editöre uygun bir dil kullandığınızdan emin olun.
11. Hakem Değerlendirme Formunu doldurun ve başvuru sistemine yükleyin.

Hakemler Equator Network’ün uygun kılavuzlarını/kontrol listelerini kullanabilirler. https://www.equator-network.org/

• Randomize çalışmalar: CONSORT kontrol listesi
• Gözleme dayalı çalışmalar: STROBE kontrol listesi Türkçe tercümesini de koyalım.
• Kalitatif çalışmalar: COREQ Kontrol listesi
• Karma Yöntemli araştırmalar: MMAT VERSION 2018
• Kalite geliştirme çalışmaları: SQUIRE 2.0 Kontrol listesi
• Implementation araştırmaları: StaRI kontrol listesi

Yazarlara Yorum Yaparken:

Yazarlara araştırmaları ve makaleleri hakkında yapıcı geri bildirim sağlayın. Gözden geçirmekte olduğunuz makaleyi anladığınızı gösteren genel bir yorumla ve makaleye ilişkin bazı olumlu ama nesnel yorumlarla başlayın. Eleştirileri okumadan önce yazar(lar) çalışmaları hakkında bazı olumlu yorumlarla teşvik edilmelidir. Değerlendirmenizi, kabul edilsin veya edilmesin makaleyi iyileştirecek işlevsel bir değişiklikle sınırlandırın. Reddedilen birçok makale başka dergilerde yayınlanmaktadır.

1. Yorumlarınızı giriş, amaç, yöntem vb. ilgili başlıklar altında numaralandırın.
2. Uygunsa, yorumlarınızda makaledeki satır numaralarını belirtin.
3. Dilbilgisi veya dil düzeltmesine gerek yoktur.
4. Çalışmanın amacına, çalışma tasarımına ve analizine, bilimsel geçerliliğe ve sonuçlara odaklanın.

Editörlere Yorum Yaparken:

Bu isteğe bağlı bölüm, hakemlere, herhangi bir etik kaygı veya şüphelenilen intihal veya sahtekarlık gibi konularda makalenin kısa ve gizli bir sonuç değerlendirmesini yapma fırsatı sunar. Editörler her ikisini de göreceğinden, “Yazarlara Yorumlar”ı “Editörlere Yorumlar” bölümüne kopyalamanıza gerek yoktur.

Gözden geçirme mutlaka:

• Kapsamlı, objektif ve anlayışlı olmalı,
• Çalışmanın amacını, çalışma tasarımını, bilimsel geçerliliği ve sonuçları değerlendirmeli,
• Yapıcı ve numaralandırılmış öneriler içermeli,
• Belirtilen zamanda teslim edilmeli,
• Gönderdikten sonra, kendi gelişiminiz için inceleme sürecini takip edin ve editörler tarafından nihai bir karar verildiğinde diğer incelemeleri okuyun ve değerlendirin. Diğer incelemeleri okumak, yazının kendisi hakkında size fikir verebilir. Katkınızın bir bütün olarak bilimsel literatüre nasıl fayda sağladığını anlamak için yayınlanan versiyonu okuyun.

Referanslar:

– World Association of Medical Editors. Syllabus for prospective and newly appointed editors. Reviewers—their responsibilities, selection, and rewards. Available at: http://www.wame.org/about/syllabus-for-prospective-and-newly-appointed#Reviewers – COPE Council. COPE Ethical Guidelines for Peer Reviewers. September 2017. Available at https://publicationethics.org/files/Ethical_Guidelines_For_Peer_Reviewers_2.pdf. Retrieved December 19, 2017.- Obstetrics & Gynecology https://journals.lww.com/greenjournal/pages/default.aspx